К Вам в офис пришли проверяющие (на примере визита инспекции по труду)

В последние пару лет, неизведанным, но весьма страшным зверем стал такой орган, как управление Гоструда (более известное в народе как «инспекция по труду»). Предмет проверок этого контролирующего органа, как легко догадаться по его названию – нарушения в сфере трудового законодательства. Использование труда неоформленных сотрудников, зарплаты «в конверте», отсутствие доплат сотрудникам за работу в ночное время, в выходные и праздничные дни– это именно то, чем занимаются эти ребята.

Причиной того, что этот орган стал настоящей «грозой бизнеса», стали огромные штрафы, за несоблюдение трудового законодательства. Например, за каждого сотрудника, которого Вы допустили к работе, но не оформили с ним трудовой договор, со 2 февраля 2020 года предусмотрен штраф в размере 10 минимальных заработных плат (на данный момент 50 000 гривен), а до 2 февраля 2020 года сумма штрафа и вовсе составляла 30 минимальных зарплат.

Пользуясь высокой популярностью этой темы в среде предпринимателей, кошмарить бизнес выявлением неоформленных сотрудников взялись и правоохранительные органы, и сотрудники налоговых. Доводилось на практике даже сталкиваться с ряжеными сотрудниками Управления Гоструда, которые при проверке оказались просто мелкими мошенницами.

Но маленький секрет, который уже был озвучен в первой части повествования, в том, что проверять налоговики, например, соблюдение трудового законодательства могут, но накладывать штрафы могут только сотрудники управления Гоструда.

С 1 сентября 2020 года, не смотря на карантин и на мораторий на проверки бизнеса до окончания этого карантина, сотрудники управления Гоструда снова вышли на проверки. Инспекторы Гоструда могут приходить как с плановыми, так и с внеплановыми проверками. Годовые планы проведения проверок инспекторами Гоструда утверждаются до 1 декабря года, предшествующего плановому, и размещаются на сайтах территориальных управлений ведомства, Вы можете проверить свое предприятие на сайте, попадаете ли Вы в плановые проверки. Под угрозу плановых проверок попадают только компании, которые отнесены к высокой группе риска. А к ним проверяющие имеют право наведаться не чаще, чем раз в два года.

Получается, что, если компания входит в высокую группу риска и у нее была плановая проверка 2019 года, в нынешнем 2020-м работодателю, по идее, ничего не грозит? К сожалению, это не совсем так: количество внеплановых Гоструда, по сути, не ограничено.

Для осуществления внеплановой проверки на данный момент существует пять оснований.

1.субъект хозяйствования подал в Гоструда письменное заявление о проведении такой проверки по его собственному желанию;

2.компания-работодатель подала отчетность по недостоверными данными, и ей заинтересовались инспекторы труда;

3.субъект хозяйствования должен был устранить ранее допущенные нарушения требований законодательства (то есть инспекторы к нему выезжают повторно);

4.к Гоструда поступила жалоба от физлица о нарушениях, которые, в частности, причинили вред жизни и здоровью;

5.на предприятии произошла авария, или же сотрудники предприятия пострадали в результате несчастного случая или профессионального заболевания.

Также стоит обратить внимание на то, что сейчас проведение внеплановой проверки возможно исключительно по согласованию с Государственной регуляторной службой (ГРС). Поэтому перед своим визитом инспекторы обязаны предъявить руководителю предприятия или физлицу-предпринимателю копию согласования такой проверки.

Исходя из всего вышеизложеного, алгоритм Вашего поведения в случае визита сотрудников управления Гоструда:

1)Попросите всех ГС, которые пришли к Вам, предъявить удостоверения, внимательно изучите и обязательно перепишите полные данные пришедших (это очень пригодится в случае составления жалобы, на противоправные действия). Если кто-либо из пришедших отказывается предъявить свое удостоверение – попросите его покинуть помещение и сообщите о случившемся в полицию (звоните 102);

2)Попросите визитеров предоставить направление и приказ о назначении проверки, согласование с ГРС (они обязаны предоставить экземпляр этих документов Вам). В случае отказа в предоставлении этих документов — попросите ГС покинуть помещение и сообщите о случившемся в полицию (звоните 102);

3)Если у Вас есть Журнал регистрации проверок – попросите пришедших записать туда свои данные, указав основания и цель визита;

4)Пока ГС заняты Журналом, Вы можете внимательно изучить направление и приказ о назначении проверки. В этих документах обязательно должны быть указаны по какому адресу, в отношении кого именно назначена проверка, какие сроки проведения проверки, какие именно сотрудники уполномочены на проведение этой проверки. В случае если ГС ошиблись адресом, в направлении указан другой субьект хозяйствования (шли к Вашему соседу), к Вам пришли не те сотрудники, которые были назначены на проведение проверки, сроки определенные на проведение проверки уже истекли – укажите эти обстоятельства в письменном виде на направлении пришедших и попросите их покинуть помещение, в случае отказа — сообщите о случившемся в полицию (звоните 102);

5)Если с вышеперечисленными вопросами все без нарушений – уделите особое внимание тому, что указано в качестве основания для проведения проверки (исчерпывающий перечень оснований для внеплановых проверок указан выше). Инспектор в рамках внеплановой проверки может затрагивать ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО те вопросы, которые указаны в направлении на проверку. Скажем, если представитель Гоструда пришел выяснить, есть ли у компании неоформленные работники, он не может требовать документы, подтверждающие индексацию зарплаты.

6)Инспектор управления гоструда имеет право проверять вопросы соблюдения трудового законодательства, а вот проверять уплату налогов и сборов (НДФЛ, ЕСВ и т.д.) он не имеет права, поскольку это вообще находится в сфере ответственности налоговых органов.

7)Самый важный этап подготовки к проверке проходите еще до начала такой проверки. Обучите своих сотрудников, что они не дают никаких письменных пояснений никаким ГС без Вашего на то указание. В реальности это самая большая проблема. Сотрудники по глупости или от страха активно начинают сотрудничать с ГС, а в результате создают собственнику бизнеса большие проблемы.

8)Инспектор Гоструда будет требовать предоставить уставные документы, договора аренды, подтверждения заключения трудовых договоров с сотрудниками, табеля рабочего времени и прочие документы – но Вы не обязаны предоставлять документы и давать письменные пояснения сиюминутно. Действующее законодательство действительно обязывает Вас предоставлять проверяющим необходимую для проведения проверки информацию и отвечать на их вопросы. Но законодательство не запрещает вам делать это в течение определенного времени. Запишите все вопросы проверяющего и сообщите ему, что Вы не можете четко и полно ответить на его вопрос сразу и боитесь дезинформировать его, а потому изложите все ответы письменно и передадите их ему в ближайшее время. Аргументы в данном случае могут быть различными, например, Вы просто физически не можете помнить обо всех фактах хозяйственной деятельности предприятия, документы находяться не в офисе, Вы себя плохо чувствуете, а в стране карантин…

9)По результатам проверки составляется акт, в котором указываются все выявленные нарушения закона. Обязательно получите документ, который составляется по результатам проверки. Перед подписанием Вы сможете проверить заполнение необходимых граф и достоверность изложенной в документе информации. Перед подписанием соответствующего документа, который составляется по результатам проверки, зачеркните все свободные места и графы, которые в нем остались.

10)Укажите о наличии замечаний к процедуре проведения проверки и выводов по ее результатам в документе, составляется по результатам проверки. Если, по Вашему мнению, во время проверки проверяющие нарушили Ваши права или процедуру, определенную законодательно, перед своей подписью поставьте запись «Подписано с замечаниями, которые будут предоставлены в течение трех дней с момента подписания ». Свои замечания передавайте в контролирующий орган под подпись или присылайте ценным или заказным письмом с уведомлением.