Как сделать рабочие совещания полезными
Опытный руководитель проводит совещания, чтобы решить проблему, а не добавить новых. Но если такого опыта у вас еще не накопилось, то вам не помешает несколько советов.
Об упрямой статистике
По данным опроса, который провел портал rabota.ua, большинство украинских специалистов считают, что совещание эффективно, только если для него есть серьезный повод и правильно подобрана тематика. При этом проводить его лучше в первой половине дня и не чаще раза в неделю. Что касается продолжительности, то лучше, чтобы оно длилось не дольше получаса, а самый эффективный вид – и вовсе "летучка", то есть до 15 минут.
О подготовке
Если речь не идет об экстренном совещании, то готовиться лучше письменно, набросав приблизительный план в ежедневник:
• цель: найти новую идею, принять решение по старой и т.д. – от этого будет зависеть список приглашенных (все они должны иметь непосредственное отношение к проблеме);
• четкая повестка дня: начинать лучше с более сложных вопросов, их легче решать на свежую голову;
• вводная информация: четко, кратко и по существу, чтобы на совещании не осталось людей, которые не понимают, в чем дело и зачем их вообще сюда позвали;
• возможные оппоненты: заранее прикиньте, кто может быть ярым противником продвигаемой вами идеи/предложения (если именно это — цель вашего совещания), и подберите контраргументы, которые помогут отстоять вашу позицию;
• обеспечьте "тыл": это тоже в большей степени относится к ситуации, когда на совещании необходимо продвинуть идею/предложение, – заранее обговорите ее с ключевыми фигурами с глазу на глаз и прощупайте почву на предмет того, как к этой инициативе относится начальство.
Будьте готовы, что составленный накануне план совещания придется корректировать по ходу – из-за полученной на совете новой информации, к примеру.
Никогда не выносите на общее совещание личные вопросы (их решают один на один) и те, которые уже решены ("воду в ступе"), а также рядовые, рабочие моменты, которые решаются по ходу или, скажем, через рабочую "аську".
Мы начинаем наш совет
Как бы банально это ни звучало, но начинать нужно вовремя – выработайте эту привычку в себе и подчиненных. Кроме того, во время совещания стоит:
• дать высказаться каждому, показывая, что цените их вклад и не зря сюда пригласили;
• суммировать промежуточные результаты, сравнивая их друг с другом – так наглядно видно, если вы начинаете отклоняться от темы;
• если от темы начинает отклоняться выступающий – верните его в нужное русло;
• не затягивайте совещание и принятие решений;
• в конце кратко озвучьте итоги совещания: "мы решили тот и этот вопросы, но нужно еще поработать над таким-то..." – это наглядное доказательство общей работы и того, что совещание было собрано не напрасно;
• поблагодарите участников.
Венец дела
Главным результатом совещания должна стать реализация принятых на нем решений: разошлите протокол (чтобы никто не забыл, кто за что ответственный и на когда это все должно быть сделано), обеспечьте сотрудников необходимыми ресурсами и контролируйте процесс.
