Слабые места: почему иногда рассыпается ваш план
Планирование – отличный способ контролировать свое время, повысить свою продуктивность и успевать больше.
Планирование – отличный способ контролировать свое время, повысить свою продуктивность и успевать больше. Однако иногда наш план просто рассыпается, хотя на бумаге он выглядел отлично – на практике мы многое просто не успеваем. Несколько причин, почему так происходит назвал rabota.ua.
1. Неточно формулируете задания
Речь идет о слишком расплывчатых и общих заданиях. Такие пункты плана будут требовать от вас дополнительного обдумывания, что именно нужно сделать.
Эксперты советуют разбивать свой план на небольшие оперативные задания. Этом метод называется "принцип следующего шага". Такая методика, сформулированная специалистом по тайм-менеджменту Дэвидом Алленом, предполагает, что в свой план вы вписываете максимально четкие задания, которые вам нужно сделать. Например, если вам необходимо организовать всречу руководителя с подрядчиками, в свой план лучше вписать, какие звонки нужно сделать и какие email разослать.
2. Первое место – незначительным заданиям
Вполне естественно, что мы стремимся отложить сложные или нелюбимые, но важные, задания на более позднее время. Однако именно здесь кроется ошибка. В итоге именно последние задания в плане могут остаться незавершенными.
Чтобы такого не случилось, специалисты по тайм-менеджменту советуют расставлять приоритеты между заданиями. Согласно некоторым методикам, на первое место в своем ежедневном плане стоит ставить самые сложные задания, а на конец дня – оставлять более простые и приятные.
Еще один метод – так называемая "матрица Эйзенхауэра". Согласно этому принципу, задания необходимо разделить на 4 категории: "Срочные и важные", "Не срочные и важные", "Срочные и не важные" и "Не срочные и не важные". После выполнения "важных и срочных дел" основное время стоит посвящать "не срочным и важным". Тогда у вас не будет нагромождения срочных дел.
3. Слишком плотный план
При составлении плана стоит учитывать, что в некоторых моментах вы не сможете четко следовать отведенным часовым рамкам. Не стоит забывать про опоздание партнеров/коллег или затянувшиеся встречи. Поэтому между разнообразными делами лучше оставлять запас времени. Так вы будете уверены, что даже немного пересмотренный план все равно будет завершен.
4. Неполный план
Несущественные задания, которые, на первый взгляд, не стоят того, чтобы быть вписаными в план, на самом деле могут забирать уйму времени. Так что если вы уже решили составлять план, лучше не игнорировать даже мелкие дела. Так у вас будет больше возможностей контролировать свое время и то, сколько дел еще осталось выполнить.
5. Фантастичексий план
Вы изо дня в день составляете план, но все равно не справляетесь? Возможно, вы просто неправильно оцениваете время, которым располагаете в течение дня или в некоторых случаях собственные силы. Постарайтесь понять, не слишком ли длинный ваш план, не предполагает ли он чрезмерной мультизадачности и не забыли ли вы про отдых.
