Оптимизация расходов "с умом"
Хотя многие предприятия сегодня приняли позицию выжидания и не предпринимают каких-либо резких шагов, топ-менеджмент ясно дает понять, снижение расходов неизбежно.
Сложная политическая и экономическая ситуация в Украине, которая сложилась в конце 2013 года и продолжила наращивать обороты в 2014 году, отрицательно повлияла на весь бизнес, от малого до великого. И хотя многие предприятия сегодня приняли позицию выжидания и не предпринимают каких-либо резких шагов, топ-менеджмент ясно дает понять, снижение расходов неизбежно. Попробуем посмотреть на этот процесс глазами эффективного менеджера.
Татьяна Григорян, партнер по аудиту аудиторской фирмы "Аксенова и партнеры"
Изначально надо осознать, что оптимизация затрат — это не разовое мероприятие, это полноценный процесс. И если вы хотите преуспеть в этом процессе, то эмоции надо оставить в стороне.
По моему убеждению, так называемый budget-cutting процесс должен начинаться с разработки стратегии. Перед тем, как предпринимать активные действия, надо хорошо обдумать все и составить минимальный план. Согласна, важно понимать, какие расходы в принципе есть на предприятии, на какие категории их можно распределить, и что подлежит сокращению в первую очередь. Однако не менее важно понимать цели этого процесса, зачем нам надо оптимизировать расходы, для чего. Если речь идет о поиске возможностей снижения себестоимости, поскольку цены на товар надо опускать, то анализу должны подвергаться все производственные расходы. Если же целью является улучшить ликвидность и платежеспособность предприятия, то начать следует с административных расходов. В зависимости от цели подбирается набор действий, которые уберегут предприятие от неэффективных расходов и приведут к намеченной цели.
В качестве наглядного примера, приведу образец очень простой стратегии оптимизации затрат. Она будет особенно полезной для малого и среднего бизнеса.
Цель стратегии — сократить ненужные расходы предприятия. Пошаговая инструкция может выглядеть следующим образом.
В первую очередь, я рекомендую распределить все расходы на три категории:
Приоритетные — закупка сырья и материалов, производственные расходы, расходы на выплату заработной платы, аренду помещения. Приостановка финансирования этих статей может привести к сбоям в работе предприятия.
Допустимые — льготы и социальные пакеты для сотрудников, расходы на Интернет и мобильную связь, маркетинговые и рекламные расходы и т.д. Финансирование таких расходов желательно, но не обязательно сохранять в полном объеме, особенно, если у предприятия нет свободных средств. И это те расходы, которые необходимо анализировать и искать пути их сокращения.
Ненужные — оплата корпоративов, обучающих программ, печать брошюр, командировки. Прекращение финансирования ненужных затрат лишь поможет предприятию пережить кризис и никак не повлияет на его работоспособность. Я говорю о ненужных затратах здесь и сейчас.
Любой руководитель должен знать и иметь объективную, а не приукрашенную информацию о своем предприятии. Идеального распределения затрат по категориям нет. Это исключительно ваши ощущения и ваша оценка всем затратам.
Следующим шагом должен стать анализ расходов второй и третьей категории. Следует отказаться сразу же от ненужных расходов. А допустимые расходы можно оптимизировать и сокращать. К примеру, можно выбрать более экономный пакет для мобильной связи или уменьшить Интернет трафик. Как раз время пересмотреть эффективность всех маркетинговых и рекламных активностей, оставить лишь те, по которым есть четкое понимание их эффективности. Весь документооборот надо по максимуму перевести в электронный формат.
Недавно нашла прекрасную идею, как можно хорошо сократить бюджет административных расходов. Обратите внимание, сколько тратится бумаги в вашем офисе. Многие люди по старинке должны распечатать документ, чтобы было удобно вносить правки в него, или параллельно работать с данной информацией. Использование двух экранов позволит сократить объем печатных документов. Возможно, у вас есть где-то лишние мониторы или устаревшие компьютеры, их тоже можно эффективно использовать. В масштабе месяца вы не ощутите значительную экономию, одна в масштабах года она существенно отразится на вашем бюджете расходов.
Приоритетные расходы тоже можно сокращать, однако на этот процесс понадобится куда больше времени.
И, наконец, последний этап — сокращение неэффективных расходов и повышение системы внутреннего контроля за расходами и доходами в компании. На этом этапе критически важно установить эффективный контроль.
Все стратегии снижения расходов утверждаются высшим руководством предприятия. Нарушать принятые решения можно только в исключительных случаях. За соблюдением этого правила должны отвечать финансовые службы. В их обязанность входит следить за обоснованностью расходов и отсекать ненужные траты. Жесткая финансовая дисциплина должна вводится и контролироваться согласно приказу руководства. Процесс эффективен тогда, когда за него кто-то ответственный. Примите решение, будете ли этим ответственным человеком вы, или этот участок задания можно делегировать сотруднику.
