Выпуск №150: Как выйти из операционного управления
Если «операционка», то есть рутинные повседневные задачи отнимают у вас всё время, под ударом оказывается стратегия развития бизнеса. Каким бы талантливым управленцем вы ни были, в этом случае есть риск проиграть конкурентам. Разбираемся, как заставить бизнес работать без всеохватного участия большого босса. Да-да, мы вас имеем в виду. Пора отдохнуть!
Зачем выпускать бизнес из-под контроля
Если вы хотите вывести бизнес на новый уровень, нужно, чтобы он приносил прибыль без вашего ежеминутного участия. Это позволит в любой момент отправиться в отпуск или на больничный без страха, что предприятие разорится, и заниматься только теми задачами, которые не хотите никому делегировать, потому что они вам нравятся.
Вот как это реализовать.
Шаг 1
Опишите бизнес-процессы и ознакомьте с ними сотрудников
Если в компании всего пять человек, скорее всего, вы помните обязанности каждого. Но если сотрудников несколько десятков, то вы знаете, как устроены отделы компании, а вот в их работу детально погружены руководители уровнем ниже. Это нужно исправить, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, избежать ситуаций «все делают всё» или «руководитель делает всё», а также понять, каких специалистов не хватает в организации.
Проговорить бизнес-процессы недостаточно: всё нужно зафиксировать документально. Это может быть список или блок-схема.
На примере салона красоты разберём, какими могут быть процессы в организации по степени влияния на её деятельность:
- Основные — создают товар или услугу. Например, обслуживание клиентов: маникюр, стрижка, запись на процедуру.
- Вспомогательные — поддерживают основные бизнес-процессы. Уборка помещения, закупка и доставка расходных материалов.
- Процессы управления и развития. К ним можно отнести оценку качества услуг, продвижение салона, мониторинг рынка для внедрения новых товаров и услуг.
Шаг 2
Для каждого процесса определите следующие показатели:
- Границы, т. е. с какого события процесс начинается и каким результатом заканчивается.
- Участников. Например, в процессе записи клиента задействован администратор салона.
- Лицо, которое отвечает за эффективность и результативность процесса, но вмешивается только в случае отклонения.
Например, процесс найма новых мастеров будет выглядеть так:
Всю полученную информацию лучше хранить в одном месте и предоставить доступ каждому сотруднику. Карта бизнес-процессов наглядно продемонстрирует, как связаны действия разных сотрудников; где есть риск так называемого бутылочного горлышка, ситуации, когда ограничение пропускной способности одного процесса приводит к ограничению работы всей системы; к кому необходимо обращаться при сбоях в работе и в каких случаях для решения вопроса нужно привлечь собственника.
Шаг 3
Выберите инструменты для управления компанией
Это может быть как таблица Excel, так и ERP-система — программное обеспечение для планирования ресурсов и организации производства предприятия. Подобрать подходящий инструмент поможет карта бизнес-процессов.
Главное — избежать дублирования. Лучше выбрать одну систему, функциональность которой полностью подходит для вашей ситуации.
Шаг 4
Составьте план развития бизнеса
Одна из задач собственника бизнеса — планировать доходы и расходы компании. Для этого надо определить контрольные точки предприятия. Это могут быть показатели по прибыли, выручке, расходам, росту активов, дебиторскими задолженностями, финансовым займам. По каждому из показателей нужно составить план на определенный период и обсудить его с командой.
В идеале прежде, чем полностью отойти от операционного управления, нужно отслеживать динамику на протяжении 6–12 месяцев. Если цифры совпадают или близки к запланированным, значит, система работает. Если план не реализуется и динамика отрицательная, выходить из «операционки» стоит после того, как показатели нормализуются.
Шаг 5
Обеспечьте себе доступ к отчётности и другим данным
У вас всегда должна быть возможность посмотреть отчёт о движении денежных средств, бухгалтерский баланс и управленческую отчётность (информацию о результатах работы, капитале, расходах и доходах компании). А чтобы команда работала эффективнее и своевременно предоставляла данные по клиентам, можно внедрить автоматизированные CRM-системы.
Шаг 6
Постройте систему найма и обучения новых сотрудников
Начальники отделов или руководители проектов должны понимать и самостоятельно решать, кто им нужен и могут ли они позволить финансово закрыть ставку.
Погружение новых сотрудников в работу также должно происходить без участия собственника. Нужно назначить ответственных за вводный инструктаж, обучение и объяснение бизнес-процессов. Лучше всего такую задачу делегировать HR-специалисту и непосредственному руководителю новичка.
А вот отстраняться от поиска ключевых сотрудников компании, например главного бухгалтера или коммерческого директора, не стоит.
Шаг 7
Сформулируйте ценности компании и создайте корпоративную культуру
Сформулируйте миссию, приоритеты, ценности компании, продумайте позиционирование, а потом поручите HR-специалисту задачу донести всё это до сотрудников или сделайте сами. Это шаг к минимизации конфликтных ситуаций как внутри коллектива, так и во внешней среде. Основные принципы корпоративной культуры также лучше зафиксировать документально.
Шаг 8
Найдите преемника
Нового управленца команда должна не только принять, но и воспринимать как лидера. Наиболее безболезненный вариант — вырастить его внутри компании. К такому человеку коллектив уже привык, он проверен в работе, и процесс адаптации завершится быстрее.
Другой вариант — пригласить со стороны менеджера, который разделяет ценности компании. Кроме того, ему должна быть близка ваша манера ведения бизнеса. Если сотрудники привыкли к лояльному руководителю, то введение жёсткой системы штрафов приведёт к недовольству и массовым увольнениям.
Коротко
Определите цель ухода от выполнения повседневных задач: хотите ли вы сосредоточиться на стратегии или просто уделять работе меньше времени без рисков для бизнеса.
Опишите функционирование предприятия изнутри. Зафиксируйте это в документах и дайте доступ к информации всем сотрудникам.
Выберите инструменты для управления компанией и обеспечьте себе беспрепятственный доступ к отчётности в любое время без посторонней помощи.
До выхода из операционного управления убедитесь, что бизнес стабилен. Для этого отслеживайте динамику в течение 6–12 месяцев.
Определите место компании на рынке, её ценности, миссию и приоритеты
Найдите преемника внутри команды или привлеките специалиста со стороны.
