Порядок хранения первичных бухгалтерских документов
Государственная архивная служба Украины в письме от 13.09.2012 г. № 01.2/2855 напомнила, что согласно действующему Перечню типовых документов и сроков их хранения* срок хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения составляет 3 года (при условии завершения налоговой проверки). В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы хранятся до принятия окончательного решения.
В новой версии Перечня**, которая вступит в силу с 01.01.2013 г., предусмотрен такой же трехгодичный срок хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения, за исключением документов, содержащих информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, которые хранятся 5 лет.
Сроки хранения начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
Порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение устанавливают Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 г. № 16.
В соответствии с п. 4.5 данных Правил отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией предприятия одновременно. Одобренные комиссией описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе представляются на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел по личному составу и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожать документы.
* Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главархива Украины от 20.07.98 г. № 41.
** Перечень типовых документов, которые образуются в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. № 578/5.
