Как управлять подчиненными и фрилансерами через e-mail и социальные сети
Если у вас работают удаленные сотрудники и фрилансеры, следить за тем, что они делают, может быть сложно. Несколько советов относительно того, как ими управлять с помощью электронной почты или через социальные сети, помогут вам постоянно быть на связи и держать на должном уровне их производительность.
Времена, когда на предприятиях требовали от работников уже за несколько минут до начала работы сидеть в офисе и смотреть в окно, давно в прошлом. Интернет породил новое направление в построении рабочего процесса – удаленную работу, также известную как фриланс.
Но не обязательно быть фрилансером, чтобы работать удаленно, пишет Business Know-How. Многие компании нанимают сотрудников для работы на дому.
Принципы работы формируются в соответствии с интересами как самой компании, так и ее сотрудников. К примеру:
- HR-менеджеры проводят интервью с помощью Skype или других видеоконференций;
- встречи проходят в формате веб-конференций или через Google+ Hangouts;
- разработка деталей проекта происходит в чатах или через электронную почту;
- документы распространяются через Google Docs или другие облачные системы;
- за некоторыми процессами наблюдение происходит в онлайн-режиме;
- зарплаты фрилансерам и удаленным сотрудникам компании выплачивают через различные платежные системы, к примеру, PayPal.
Чем выгодны виртуальные отношения?
Когда работа сделана, какая разница, кто и как ее выполнял? Многие компании понимают, что количество их потенциальных сотрудников может быть заметно больше, если расширить географические рамки. Таким образом можно сэкономить деньги на сокращении офисного пространства, и его оборудовании, заработной плате и пособиях.
Но есть и другие преимущества. Исследования показывают, что сотрудники, которые работают из дому, счастливее, более продуктивны и существует меньше вероятность, что они бросят работу.
Это исследование касается сотрудников колл-центра, но его можно смело отнести и к другим специалистам, которые лучше работают на дому. Писатели и корректоры, к примеру, работая в оживленном офисе, могут сильно отвлекаться от работы. Если вы хотите, чтобы удаленные сотрудники качественно выполняли свою работу, вам надо быть готовыми к тому, что управлять проектами придется на расстоянии и постоянно общаться с ними с помощью различных электронных ресурсов. Среди таковых наиболее распространены электронная почта и социальные сети.
Как управлять проектами с помощью электронной почты
Электронная почта давно уже стала неотъемлемой частью нашего общения. Она настолько проникла в нашу жизнь, что даже жуткие технофобы не представляют себя без нее. А еще она очень удобна в использовании. Преимуществ очень много.
Для начала, вам и вашим удаленным сотрудникам электронная почта позволяет лучше концентрироваться на работе, не отвлекаясь на мелочи. Вы можете заранее запланировать, когда вам удобнее уделять время почтовому ящику, чтобы не особо отвлекаться от работы. Это касается и руководителей, и удаленных сотрудников, и фрилансеров, которые работают с вами над определенными проектами.
Вот несколько советов о том, как можно выжать максимум с фрилансеров, если вам придется управлять ими через электронную почту.
- Согласовывайте с удаленными сотрудниками время для общения по электронной почте. Это позволит вовремя отправлять и получать важные сообщения и обсуждать различные действия.
- Пишите короткие сообщения. Если вам необходимо обсудить много вопросов, не пишите обо всем в одном сообщении. Вместо этого составьте список вопросов, которые необходимо обсудить и выделите те, которые можно решить через переписку. Что касается остального – сделайте короткий телефонный звонок.
- Контактируйте ежедневно, но в меру. Один из вариантов – связываться ежедневно утром или вечером для обсуждения новых нюансов, связанных с проектом.
- Отправьте удаленному сотруднику или фрилансеру список ресурсов, которые помогут им в работе.
- Не отправляйте сотруднику кучу писем за день без видимой на то причины. Пишите, если это на самом деле необходимо. Другими словами, позвольте вашим сотрудникам сконцентрироваться на работе.
- Если удаленный сотрудник длительное время не выходит на связь, к примеру, два или три дня, отправьте ему короткое письмо для проверки и попросите обновить ящик.
Важно постоянно контролировать сотрудника. Срочные вопросы лучше решать в телефонном режиме, а в переписке обсуждать детали.
Как управлять проектами с помощью социальных сетей
Во время общения с удаленными сотрудниками максимально используйте электронную почту. Если вам в работе необходимо пользоваться социальными сетями, делайте это так, чтобы не смущать и не раздражать ваших работников. Кроме того, не забывайте об особенностях различных соцсетей. К примеру, сообщение в Twitter не может быть больше 140 знаков.
Лучший способ управлять удаленными сотрудниками через социальные сети, особенно если вам необходимо донести информацию до несколько человек, – это создание тематической группы. Конечно же, вы можете отправлять личные сообщения, когда это необходимо. Facebook, Vkontakte и Google+ позволит вам создать закрытые группы для обсуждения проектов. Если ваши обсуждения могут быть интересны для общественности, старайтесь держать деловые сообщения вдали от посторонних глаз. Правда, могут быть некоторые исключения:
- вам нужна обратная связь относительно проекта;
- ваш проект должен развлекать людей или что-то рекламировать;
- Проект затрагивает важные темы, и вы хотите привлечь общественность к обсуждению.
Фрилансеры и удаленные сотрудники могут вам помогать продвигать проект в социальных сетях, привлекая к нему внимание и внушая доверие. Помните золотое правило: на публике только хвалите их, а критику оставьте для личных сообщений.
