Выпуск №62: Распространенные ошибки в деловой переписке
Деловая переписка окружает нас повсюду: мы пишем клиентам, коллегам, начальству, партнерам. Но нередки те ситуации, когда не получаем ответ на свое сообщение.
Виной тому в большинстве случаев являются 5 распространенных ошибок, которые можно соотнести как с перепиской через эл. почту, так и с деловым общением в соц. сетях.
1.Написать не тому человеку.Это очевидная оплошность, которую легко допустить. Такое часто происходит, когда мы посылаем одинаковые письма разным людям и забываем менять имена и/или названия компании в своем сообщении.
Убедитесь перед отправкой, что получатель письма — это тот человек, имя которого стоит в начале. Да, это займет время, но все-таки лучше, чем перепутать имя адресата.
2.Запутать читателя.Такое бывает в сообщениях, в которых речь идет «ни о чем и обо всем сразу», т.е. автор спрятал основную мысль так глубоко в тексте, что ее тяжело понять.
Как этого избежать? Начинайте с просьбы или главного вопроса. Да, пару вежливых приветственных строк в начале письма никто не отменял, но дальше переходите к самой сути.
Когда вы начинаете письмо с вопроса, адресату очевидно о чем пойдет речь. Остальная часть сообщения лишь дополняет главный вопрос. Если сама просьба появляется ближе к концу письма, получателю ничего не остается как читать и гадать, чего вы хотите.
3.Термины и аббревиатуры.Типичный недочет, встречающийся в деловой переписке. Порой мы не задумываясь используем сокращения и рабочий сленг в деловой переписке, забывая о том, что некоторые собеседники и понятия не имеют о чем идет речь.
4.Ответить на письмо у себя в голове.Дел у нас много, времени мало, а новые письма и сообщения поступают неумолимо. Среди них попадаются важные — те, на которые стоит ответить. И вы наверняка на них отвечаете, но, бывает, что иногда лишь мысленно.
Пример: в вашей голове сложился ответ, тут пришло новое важное сообщение, вам позвонили — в общем, вы отвлеклись, забыли и письмо осталось без ответа. В то же время отправитель ждет ответа вашего ответа.
5.Гигантские абзацы.Иногда нам приходится излагать огромный объем информации. Большая ошибка — пытаться уместить все в один абзац. Читая слишком большой абзац, адресат забудет к концу то, что читал в начале. Куда лучше будет изложить информацию по пунктам.
