Petty Cash

Что такое мелкая касса (Petty Cash)?

Мелкая касса - это небольшое количество денежных средств в наличной форме, которые предназначены для мелких расходов бизнеса. Как правило, подобные расходы настолько незначительные, что нет смысла оформлять их документально и вносить в финансовые документы компании. Это может быть оплата торта на день рождения сотрудника или ежедневные мини завтраки для персонала. Также, в российской действительности часто относят к понятию мелкой кассы наличность для сдачи в начале каждого рабочего дня (если у вас магазин). Это помогает избежать неловких ситуаций с первыми клиентами, которые оплачивают покупки также наличными средствами.

Числовое значение мелкой кассы зависит от оборота бизнеса, его объема. Например, небольшой фирме вполне достаточно иметь в мелкой кассе 1500 рублей: в то время, как крупный отдел в супермаркете должен хранить минимум 5 тысяч про запас.

Отслеживание мелкой кассы

В вашей компании обязательно должен быть человек, который будет отвечать за движение средств из мелкой кассы. В некоторых компаниях принято сохранять квитанции для учета, а в других - кассовые чеки магазинов, где были потрачены наличные средства на мелкие расходы. Это позволяет в любой момент выяснить: кто, сколько и на что потратил наличность из резервного фонда мелкой кассы. Все зависит от владельцев бизнеса. В крайнем случае, вы можете просто вести ручной журнал расходов, если вашим бизнесом является розничная точка торговли.

Следует также учитывать, что деньги из мелкой кассы могут быть потрачены недобросовестно. Старайтесь отслеживать их тенденцию к трате и имеющийся объем наличности. Договоритесь с бухгалтерией, чтобы она вела отдельную статью расходов с соответствующим названием. И пусть ее не будет в официальных документах, но вы сможете постоянно иметь доступ к данным о ежедневных тратах.

Когда денежные средства в мелкой кассе заканчиваются, ответственное лицо направляет запрос бухгалтеру на обналичивание нужной суммы. А тот, в свою очередь отправляет запрос руководству фирмы. Особенно это касается тех ситуаций, когда объем трат сильно превышает размер расходов в предыдущем отчетном периоде.