Purchase order - Заказ на покупку

Что такое заказ на покупку?

Заказ на покупку, сокращенно PO, является официальным документом, который подтверждает желание покупателя заказать конкретные товары или услуги и оплатить свою покупку в будущем.

Плюсом для покупателя в данной ситуации является возможность разместить заказ без оплаты в момент покупки. Со стороны же продавца заказ на покупку - это отличный способ предложить потенциальным покупателям сделку без риска. При PO покупатель оплачивает заказ только после непосредственного факта получение товаров или услуг.

Каждый документ заказа на покупку имеет свой индивидуальный трекинг номер, что позволяет отслеживать обеим сторонам доставку и оплату. Информация на бланке документа подтверждает продажу товаров или услуг на постоянной основе до указанной даты или объема поставок.

Что включено в документ?

Кроме всех остальных моментов данный документ может включать в себя следующую информацию:

• Количество заказаного товара.
• Наименование продукции или услуг.
• Конкретные брендовые названия и коды товаров.
• Цена за одну единицу.
• Дата доставки.
• Адрес доставки.
• Адрес отправления.
• Правила оплаты: по истечению определенного срока или сразу в момент доставки.

Каким образом работает заказ на покупку?

PO способен упростить процесс покупки и будет он выглядеть следующим образом:

• Покупатель желает купить тот или иной тип товара или услуги.
• Далее компания посылает электронную версию документа покупателю.
• Покупатель получает образец и подтверждает свою готовность.
• В противном случае нужно сообщить о невозможности сделки продавцу.
• В случае соглашения продавец начинает упаковку товара или подготовку сотрудников для оказания услуг.
• Далее завершается процесс: или товар доставлен, или услуги оказаны. В первом случае нужно сообщить трекинг номер для отслеживания посылки.
• Продавец выставляет счет-фактуру для оплаты. Можно отослать как в электронном варианте, так и почтой.
• Покупатель оплачивает покупку в соответствии с указанными в документе условиями.

Преимущества и недостатки данного вида сделки

Есть множество причин использовать метод заказа на покупку и вот лишь некоторые из них:

• Удобство для систем инвентаризации и управления финансами в компании.
• Улучшение системы бюджета в следствии необходимости блокировки средств до окончания действия по документу.
• Быстрота доставки в связи с указанными требованиями в заказе на покупку.

И в случае, когда есть плюсы, есть также и минусы:

• Увеличение бумажной работы при сравнительно небольших заказах.
• Можно использовать кредитные условия для работы с покупателями, а не PO. Для некоторых компаний такой вариант выгоднее и проще.