Передача полномочий: Зачем это боссу и компании
Как правильно делегировать полномочия и зачем это делать.
В наше время руководителю трудно единолично решать все вопросы и проблемы, которые возникают в ходе работы. Это связано с тем, что их слишком много, часто они специфичные и разнообразные, а время и опыт порой ограничены. Поэтому начальнику приходится передавать свои полномочия подчиненным, что позволяет освободиться от второстепенных и рутинных задач и сосредоточиться на самых важных. О том, как правильно делегировать полномочия и зачем это делать, узнавал UBR.ua.
Как правильно делегировать полномочия
"Правильно делегировать полномочия – это задача не только освободить руководителю время для концентрации усилий на задачах сложного стратегического уровня. Это еще и возможность мотивировать сотрудников проявить инициативу и самостоятельность, повысить их квалификацию", — говорит контент-эксперт кадрового портала rabota.ua Татьяна Пашкина.
При этом, добавила эксперт, правильно делегировать полномочия – это не просто распределить рутинные обязанности и простые задачи между подчиненными. Правильно переданные полномочия – это зоны ответственности с правильно организованными точками контроля, умением руководителя не только дать обратную связь, но и развивать сотрудников, предоставляя им не только возможность решать более сложные задачи, но и необходимое обучение, полномочия и поддержку.
В то же время руководитель отдела по работе с персоналом международного центра интернет-торговли Allbiz Ирина Клиницкая подчеркнула, что первый и самый важный момент в делегировании – самому руководителю четко понимать задачу, адекватно ее оценивать, определить показатели, по которым будет определяться результат.
"Не всегда руководитель сам до конца понимает, что он хочет. И уж точно не подчиненный должен играть в "угадайки". Роль руководителя — донести до правильного сотрудника задачу в понятной форме и убедиться, что он ее адекватно понял", — объясняет она.
Почему это важно для компании?
Делегирование полномочий для компании важно, потому что позволяет руководителям решать именно сложные и важные задачи. По словам Татьяны Пашкиной, это делает сотрудников более ответственными и вовлеченными, помогает им видеть бизнес-процессы крупнее и понятнее цели компании.
К тому же, делегирование освобождает руки руководителей от рутины. "Компьютер глупо использовать только как калькулятор. Но если голова руководителя забита операционными задачами, у него не хватает времени подумать о стратегии. Я считаю, что до 80% своего времени руководитель должен заниматься делегированием, контролем и наставничеством. У хорошего лидера процессы отстроены и сотрудники могут справиться с текучкой без его участия", — выразила свое мнение Ирина Клиницкая.
Основные принципы делегирования
Как правило, передаются функции простые, рутинные или узкоспециализированные полномочия. "Процесс делегирования идет от простого к сложному. Важно определить права и обязанности, ответственность и полномочия. При этом важно понимать, что руководитель, даже передав полностью задачу, все равно несет за нее ответственность перед вышестоящим руководством. Не менее важно и подчиненным понимать, что они несут ответственность за решение поставленной задачи, несмотря на наличие руководителя, который сам может ее решить", — подчеркнула контент-эксперт кадрового портала rabota.ua.
1. Ориентация на уровень сотрудника
"В своей работе я ориентируюсь на модель ситуационного лидерства Бланшарда-Херси. Успех выполнения задачи зависит от уровня сотрудника. Наивно давать сложное задание молодому специалисту, не вдаваясь в детали, и ожидать хороший результат. Новичок нуждается в четкой постановке задачи, инструкциях по выполнению и в контроле со стороны руководителя. Это так званый директивный стиль", — рассказала о своем подходе Ирина Клиницкая.
Сотруднику уровня специалиста больше нужна поддержка, чем контроль. Он уже самостоятелен в своих решениях.
Эксперт отметила, что менеджер, имеющий хорошо развитые навыки, не требует четкой постановки задач и "разжёвывания деталей". Это наоборот может его демотивировать – его профессиональные качества поставлены под сомнение. А вот поддерживающий стиль со стороны руководителя он примет. Но промежуточный контроль задачи все равно нужен. Иначе после дедлайнов руководитель может получить совсем не тот результат, на который он рассчитывает.
А опытного специалиста лучше оставить с задачей наедине. Излишнее внимание его демотивирует и выбивает из колеи. Главное описать результат, а способы его достижения — решение сотрудника. Единственные рамки – четкие сроки выполнения задачи.
2. Обратная связь
Руководители часто забывают об одном из ключевых моментов делегирования – получение обратной связи. "На уровне теории мы это понимаем, но на практике мало кто из руководителей удостоверяется, что задача понята именно так, как она должна быть выполнена. Человек привык полагаться на свое субъективное впечатление и мерять всех по себе. Можно получить ситуацию как в байке о двух спорящих философах. Один говорит, что его техника хорошо показывает, другой — что техника хорошо передает звук. Оба правы, речь о технике, но один имеет в виду телевизор, а второй радио", — говорит специалист.
3. Сроки выполнения
"Если хотите получить задачу вовремя, всегда оговаривайте сроки выполнения. Лучше взять зазор на исправление ошибок. Это поможет избежать ночных бдений и лишнего стресса", — советует Ирина Клиницкая.
4. Промежуточный контроль
Как подчеркнула специалист, особенно в больших проектах важно ставить промежуточные точки для сверки результатов и ожиданий. Двигаемся маленькими шажками и постоянно сверяемся с целью.
Ошибки при передаче полномочий
"Ошибок бывает много – некоторые руководители просто не могут ничего делегировать, некоторые делегируют, но контролируют каждый шаг, некоторые делегируют обязанности без полномочий и поддержки, а некоторые просто разделяют весь функционал подразделения между подчиненными и "барствуют". Тонкий момент – контроль исполнения обязанностей. Важно соблюсти баланс межу безоглядным доверием и тотальным контролем", — резюмировала Татьяна Пашкина.
Не делегируются цели, стратегические задачи, разработка политик, высокорисковые задачи и задачи доверительного характера – за редким исключением. В любом случае, подчеркнула специалист, делегирование полномочий должно быть комфортным и для руководителя, и для подчиненных. Чтобы не возникало ситуаций, когда руководитель не может "выпустить задачу из рук" или подчиненные не спешат взять на себя поручаемые им задачи.