Как минимизировать налоговые риски в случае утраты первичных и бухгалтерских документов в результате
Материал аналитического электронного издания ЮРИСТ&ЗАКОН, № 30 от 25.08.2016.
В связи со всем известными событиями на востоке Украины предприятия, ранее зарегистрированные и ведущие свою хозяйственную деятельность в Донецкой и Луганской областях, часто меняют место своей регистрации на другие регионы Украины. Нередко при этом часть активов и, что самое важное, первичных и бухгалтерских документов остается на территории, временно не контролируемой украинской властью.
Отсутствие оригиналов бухгалтерских документов никак не влияет на хозяйственную деятельность предприятия, и об этой проблеме, как правило, не задумываются ровно до момента очередной налоговой проверки.
За последнее время ГФС выдала ряд писем с целью разъяснить, как же следует поступать налогоплательщикам, если их первичные и бухгалтерские документы утрачены либо уничтожены в ходе проведения АТО.
Так, в соответствии с п. 44.1 ст. 44 НК Украины налогоплательщики обязаны вести налоговый учет на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов. В то же время п. 44.3 ст. 44 НК Украины устанавливает срок, в течение которого налогоплательщики обязаны обеспечить хранение вышеуказанных документов не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой использовались соответствующие документы.
Обращаем внимание, что необеспечение требований законодательства в части хранения документов чревато серьезными последствиями для налогоплательщика.
Первым неприятным последствием может стать денежный штраф. Так, согласно п. 121.1 ст. 121 НК Украины факт необеспечения налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных сроков хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля может повлечь наложение штрафа в размере 510 гривен. Те же действия, совершенные повторно на протяжении года, влекут наложение штрафа уже в размере 1020 гривен.
Стоит отметить, что риск наложения штрафа — наверное, наименьшее из того, что должно беспокоить налогоплательщика в сложившейся ситуации.
Из анализа абз. 1 п. 44.6 ст. 44 НК Украины следует, что в случае непредоставления во время налоговой проверки оригиналов документов, использованных для составления отчетности по тому или иному налогу и подтверждающих отраженные в ней показатели, считается, что такие документы отсутствовали у налогоплательщика в момент составления такой отчетности. Вместе с тем учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения или налоговых обязательств, проводится исключительно на основании первичных документов. Налогоплательщику запрещается формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными п. 44.1 ст. 44 НК Украины.
Таким образом, во время налоговой проверки отделаться копиями соответствующих документов не выйдет, ведь лишь оригиналы документов дают налогоплательщику право на ту или иную налоговую выгоду — налоговый кредит НДС, расходы в целях налога на прибыль и т. п.
В случае утраты первичных или бухгалтерских документов для налогоплательщика существует высокий риск уменьшения налогового кредита НДС и/или уменьшения расходов для целей обложения налогом на прибыль, что, в свою очередь, приведет к доначислению налоговых обязательств по НДС и налогу на прибыль.
Главная рекомендация налогоплательщику, утратившему в силу тех или иных обстоятельств документы, — действовать без промедления. Так, в соответствии с положениями абз. 1 п. 44.5 ст. 44 НК Украины в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно сообщить об этом в контролирующий орган по месту учета. Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения в контролирующий орган.
То есть первым делом, узнав о пропаже первичных документов, налогоплательщик обязан направить соответствующее уведомление в налоговый орган. Если же о пропаже документов стало известно уже в ходе проведения налоговой проверки, вместе с уведомлением следует подавать ходатайство о приостановлении налоговой проверки на 90 дней в соответствии с абз. 3 п. 44.5 ст. 44 НК Украины.
Из п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете следует, что кроме письменного уведомления налогового органа в соответствии с абз. 1 п. 44.5 ст. 44 НК Украины, налогоплательщик обязан выполнить еще ряд действий.
Во-первых, необходимо направить заявление в правоохранительные органы (полицию) о факте пропажи первичных и бухгалтерских документов. Это заявление носит формальный характер ввиду отсутствия состава преступления, ведь документы, скорее всего, никто не крал.
Во-вторых, налогоплательщик внутренним приказом должен назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их утраты. Каких-либо требований к оформлению приказа законодательство не предусматривает. Но в приказе все же следует четко прописывать функции комиссии и срок ее полномочий, например, 3 месяца. Также законодательством не предусмотрено каких-либо требований к численности и персональному составу комиссии. Из нашего опыта следует, что оптимальной является комиссия, состоящая из 3 членов — по одному представителю бухгалтерии, юридического департамента и службы безопасности.
Для участия в работе комиссии налогоплательщик, согласно требованиям Положения, должен пригласить представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Указанное требование применительно к случаям утраты документов в результате кражи либо же пожара. Тем не менее, с целью получения дополнительных гарантий все же лучше направить соответствующие приглашения в полицию и Государственную службу по чрезвычайным происшествиям.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Как и в случае с комиссией, законодатель не выдвигает к оформлению акта каких-либо формальных требований. Но обращаем внимание, что в нем лучше указывать как можно более полный перечень утраченных документов и причины их утраты.
Что касается причин утраты первичных документов, то в качестве варианта возможны обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор). ГФС в своих тематических разъяснениях указывает, что согласно ст. 10 Закона Украины "О временных мерах на период проведения антитеррористической операции" единственным надлежащим и достаточным документом, подтверждающим наступление обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора), имевших место на территории проведения АТО, в качестве основания для освобождения от ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязательств, является сертификат Торгово-промышленной палаты Украины.
Копию утвержденного руководителем предприятия акта работы комиссии на протяжении 10 дней необходимо направить в налоговый орган.
Выполняя указанные формальности, налогоплательщику не стоит забывать, что он обязуется восстановить все утраченные документы в упомянутый выше срок — 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в налоговый орган. Очевидно, что значительную роль в процессе восстановления документов будут играть контрагенты — согласятся ли они заново выписывать накладные нескольколетней давности, переподписать договоры и т. п. Тем не менее, налогоплательщик должен сделать все от него зависящее — как минимум направить контрагентам соответствующие письменные запросы.
Подводя итоги, еще раз отметим, что в ситуации с утратой документов главную роль играет скорость реакции. Сложившаяся судебная практика, в свою очередь, демонстрирует, что пошаговое выполнение вышеуказанных действий с высокой долей вероятности обеспечит налогоплательщику благоприятный результат в возможном судебном споре с налоговым органом касательно обжалования налоговых уведомлений-решений, принятых в связи с документальным неподтверждением данных налоговой отчетности.
Дмитрий Трут, старший юрист Arzinger
Никита Ларионов, юрист Arzinger
